Automatické zpracování přijatých faktur
Robot přečte fakturu z e-mailu, vytáhne částku, dodavatele, variabilní symbol i splatnost a zapíše ji do účetního systému. Vy jen schválíte.
Sepsali jsme konkrétní příklady využití AI a automatizace ve firmách, se kterými se u klientů setkáváme nejčastěji. Nejsou to teoretické možnosti, ale věci, které dnes běžně nasazujeme. Zkuste najít tu svoji rutinu. Když ji nenajdete, ozvěte se a navrhneme řešení na míru.
Nejčastější místo, kde firmy zbytečně platí lidi za přepisování údajů z jednoho okna do druhého.
Robot přečte fakturu z e-mailu, vytáhne částku, dodavatele, variabilní symbol i splatnost a zapíše ji do účetního systému. Vy jen schválíte.
Automatické spárování příchozích plateb z výpisu s vystavenými fakturami, včetně upozornění na částečné úhrady.
Systém sleduje splatnosti a sám posílá zdvořilé upomínky ve vašem tónu. Vy se dozvíte jen o problémových případech.
Zaměstnanec vyfotí účtenku telefonem a AI z ní vytěží údaje, zařadí ji do správné kategorie a připraví podklad k proplacení.
Z potvrzené objednávky nebo smlouvy vznikne faktura automaticky, včetně odeslání zákazníkovi a zápisu do účetnictví.
AI zkontroluje, jestli k dokladům nechybí přílohy nebo údaje, a upozorní dřív, než to začne řešit účetní na konci měsíce.
Propojení e-shopu, CRM, skladu a účetnictví tak, aby se stejný údaj nezadával třikrát na třech místech.
Doklady se samy ukládají do správných složek a pojmenovávají podle jasného klíče, takže je za rok kdokoli najde.
Opakující se výkazy a formuláře se plní z dat, která už v systémech máte, místo ručního opisování.
Tady se automatizace projeví nejrychleji na tržbách, protože rozhoduje čas odpovědi a to, jestli na někoho nezapomenete.
Nová poptávka z webu nebo e-mailu spustí okamžitou odpověď zákazníkovi a upozornění obchodníkovi. Průměrná firma přitom odpovídá až za 42 hodin.
Kontakt, zdroj i obsah poptávky se zapíše do CRM bez ručního přepisování, takže nic nezmizí v mailové schránce.
Robot pohlídá, komu jste slíbili nabídku a kdo se dva týdny neozval, a připomene se dřív, než obchod vychladne.
Otázky na dostupnost, ceny nebo dodací lhůty zodpoví AI z vašich podkladů. Složitější případy předá člověku.
Z požadavků zákazníka vznikne návrh nabídky podle vašeho ceníku a pravidel. Obchodník už jen upraví detaily a odešle.
Objednávky, které chodí volným textem v e-mailu, se automaticky převedou do struktury a zapíšou do systému.
Zákazník si sám vybere termín v návaznosti na váš kalendář, systém pošle potvrzení i připomínku před schůzkou.
Automatické připomínky SMS nebo e-mailem výrazně snižují počet klientů, kteří se nedostaví bez omluvy.
AI z přepisu hovoru vytáhne, na co se zákazníci ptají, kde obchodník ztrácí a co se opakuje napříč případy.
Práce, kterou dnes dělá agentura nebo někdo večer po práci, zvládne AI v řádu minut a ve vašem tónu.
Systém sleduje nové recenze na Googlu a jinde, připraví návrh odpovědi a spokojené zákazníky sám požádá o hodnocení.
AI napíše popisky z technických parametrů, drží jednotný styl a zvládne i stovky položek najednou.
Z jednoho podkladu vznikne sada příspěvků pro různé sítě, připravená k odsouhlasení a naplánování.
Novinky, případové studie a články se samy poskládají do návrhu newsletteru, který stačí projít a odeslat.
Automatické překlady webu, popisků i zákaznické komunikace se zachováním firemní terminologie.
Z nahrávky vznikne přepis, shrnutí i návrh článku na blog nebo příspěvku na sítě.
Pravidelný přehled, co dělá konkurence, jak mění ceny a co komunikuje, bez ručního obcházení webů.
Data z reklamních systémů se stáhnou sama a přijdou jako srozumitelný přehled, ne jako další tabulka k prokousání.
Místa, kde jedna chyba v datech stojí reálné peníze a hodiny dohadování se zákazníkem.
Stavy skladu sedí mezi e-shopem, skladovým i účetním systémem, takže nedochází k přeprodejům.
Objednávka projde celou cestou od přijetí přes potvrzení až po předání dopravci bez ručního zásahu.
Zákazník dostává průběžné informace sám od sebe, takže se nemusí ptát a vy nemusíte odpovídat.
Systém upozorní, když se blíží dojezd zásoby, a připraví podklad pro objednávku u dodavatele.
Doklady od dodavatelů se automaticky vytěží a porovnají s objednávkou, rozdíly systém rovnou nahlásí.
Reklamace se založí, zařadí a posune dál podle jasných pravidel, zákazník ví, v jaké je fázi.
Systém sestaví trasu i rozvrh podle priorit a dostupnosti lidí, včetně upozornění zákazníkům.
AI najde chybějící parametry, duplicity a nesmyslné údaje dřív, než je uvidí zákazník.
Oblast, kde AI ušetří nejvíc hodin kvalifikované práce a kde zároveň nejvíc záleží na tom, aby data zůstala u vás.
AI přečte smlouvu a vytáhne podstatné body: závazky, lhůty, sankce a nestandardní ustanovení.
Okamžitě uvidíte, co protistrana ve smlouvě změnila a co to pro vás znamená.
Systém sleduje termíny ve smlouvách i automatické prodloužení a upozorní s dostatečným předstihem.
Zeptáte se běžnou větou a AI najde odpověď napříč smlouvami, ceníky i internimi předpisy.
Z údajů o klientovi vznikne návrh smlouvy podle vaší šablony, připravený ke kontrole.
AI ověří, jestli dokument obsahuje vše, co má, a co v něm chybí oproti vašemu standardu.
Naskenované dokumenty se přečtou, roztřídí a stanou se prohledatelnými, včetně starších smluv.
Před sdílením dokumentu se automaticky odstraní osobní údaje, které nemá druhá strana vidět.
Personalistika je plná opakované administrativy, kterou nikdo nedělá rád a přitom se nesmí zanedbat.
AI projde došlé životopisy, porovná je s požadavky pozice a připraví krátký seznam s odůvodněním.
Každý uchazeč dostane odpověď včas, i když vám na to jindy nezbyl čas. Vaše značka na tom vydělá.
Nový člověk se ptá AI, která zná vaše postupy, místo aby přerušoval kolegy stejnými dotazy.
Z popisu role vznikne inzerát ve vašem tónu, připravený k publikaci na více portálech.
Systém sleduje platnost povinných školení a prohlídek a hlásí je dřív, než propadnou.
Podklady se sesbírají a zkontrolují automaticky, mzdová účetní řeší jen výjimky.
Z volných odpovědí v dotazníku AI vytáhne opakující se témata a nálady v týmu.
Věci, které ocení majitel a ředitel, protože konečně vidí do firmy bez toho, aby o čísla musel žádat.
Tržby, objednávky, pohledávky a to, co dnes hoří, každé ráno v jedné zprávě bez otevírání pěti systémů.
Reporty se sestaví samy z dat v systémech, včetně komentáře k tomu, co se meziměsíčně změnilo.
Když tržby spadnou, náklady vyskočí nebo se hromadí pohledávky, dozvíte se to hned, ne až po uzávěrce.
Kdo má práce nad hlavu a kde je prostor, poznáte z dat, ne z pocitů na poradě.
U každé zakázky vidíte, jestli vydělává, včetně odpracovaných hodin a nákladů.
Podklady i agenda vzniknou automaticky z toho, co se ve firmě za týden stalo.
Pravidelný přehled, jak jste daleko od cílů, a upozornění, když se plnění začne rozcházet s plánem.
Denní rutina, která se zdá drobná, ale sečteno za rok jde o týdny práce celého týmu.
Z nahrávky vznikne do deseti minut zápis, shrnutí a úkoly rozeslané účastníkům. Nic nezapadne.
Zprávy se samy zařadí podle důležitosti a tématu, takže ráno vidíte nejdřív to podstatné.
AI připraví návrh odpovědi podle kontextu a vaší dřívější komunikace. Vy zkontrolujete a odešlete.
Než se zapojíte do konverzace o třiceti zprávách, dostanete shrnutí toho, co se dohodlo.
Hledání volného termínu napříč kalendáři a rozesílání pozvánek proběhne bez vás.
Tým se ptá firemní AI místo hledání ve složkách nebo obtěžování kolegů, kteří to náhodou vědí.
Nic takového jsme nenašli Zkuste jiné slovo, nebo nám rovnou napište. Většinu automatizací děláme na míru, takže i to, co tu není, umíme vyřešit.
Každý obor má vlastní rutinu. Tady jsou situace, které řešíme nejčastěji.
Okamžitá reakce na poptávku i během prohlídky, automatické objednávání do diáře a hlídání termínů u smluv.
Shrnutí a porovnání smluv, hlídání lhůt a vyhledávání ve spisech. Vše na počítači v kanceláři, takže advokátní tajemství zůstává v bezpečí.
Objednávkový systém, připomínky pacientům a méně nedostavení. Citlivá data neopustí ordinaci.
Sklad, který sedí, automatické vyřízení objednávek, popisky produktů a odpovědi zákazníkům bez čekání.
Zápisy ze schůzek, měsíční reporty klientům a fakturace bez ruční práce na konci měsíce.
Zpracování objednávek a dodacích listů, plánování a hlášení odchylek dřív, než zastaví linka.
Poptávky zapsané samy, plánování techniků, automatické potvrzení termínu a fakturace po zásahu.
Rezervace, potvrzení, připomínky hostům a hlídání recenzí, které rozhodují o obsazenosti.
Přepravní doklady, informování zákazníků o zásilkách a přehled o nákladech jednotlivých jízd.
Vytěžování dokladů za všechny klienty, hlídání podkladů a upomínky, které nikdo nemusí psát ručně.
Většinu automatizací stavíme na míru. Na vstupním workshopu projdeme vaše procesy a řekneme na rovinu, co se u vás vyplatí a co ne.